Privacybeleid

Privacybeleid Nederlandse Hydrologische Vereniging (NHV)

KvK nummer Verenigingsregister 40481588
E-mail: info@nhv.nu
Postadres: p.a. Stichting Deltares, Postbus 85467, 3508 AL Utrecht

Versie d.d. 14 januari 2021

NHV
De Nederlandse Hydrologische Vereniging (NHV) bevordert de uitoefening van de hydrologie, de wetenschap die de kringloop van het water boven, op en onder het aardoppervlak bestudeert. Eén van de activiteiten is de uitgave van het vakblad Stromingen. De vereniging richt zich op professionals en geïnteresseerden die in hun werk, studie of hobby te maken hebben met water, waterbeheer en hydrologie, in brede zin. De vereniging heeft circa 600 leden. Leden ontvangen het tijdschrift Stromingen, korting op bijeenkomsten en nieuwsberichten per e-mail.

Deze privacyverklaring vormt een nadere uitwerking van het huishoudelijk reglement in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens de NHV verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.

De NHV verwerkt mogelijk de hierna genoemde persoonsgegevens van u als u:

  1. zich inschrijft / aanmeldt als lid bij de NHV;
  2. een product of dienst afneemt bij de NHV (zoals deelname aan een symposium of cursus);
  3. contact met ons opneemt (bijvoorbeeld via e-mail, een contactformulier op de website, telefonisch).

Gegevens van leden
Als u gegevens aan de NHV verstrekt, dan worden deze bewaard en verwerkt in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doelen waarvoor u ze heeft verstrekt, en ze worden niet langer bewaard dan nodig is voor deze doelen. Uw gegevens worden door de NHV niet ter beschikking gesteld aan derden, behalve in het geval van een wettelijke verplichting, u uitdrukkelijk heeft ingestemd met het verstrekken van uw gegevens aan derden of dit nodig is ten behoeve van activiteiten in samenwerking met derden waarvoor u zich heeft aangemeld.

Om uw gegevens te beschermen, heeft de NHV vastgelegd wie toegang heeft tot de verschillende systemen en welke rechten zijn toegekend. In het kader van ledenwerving en inventarisatie van hoe ons ledenbestand is opgebouwd, kan het voorkomen dat een bestuurslid een kopie van het ledenbestand krijgt. Verder kunnen algemene analyses worden uitgevoerd, bijvoorbeeld over de effectiviteit van onze mailings, of betrokkenheid van de leden. Binnen deze analyses worden uw gegevens geanonimiseerd, zodat de resultaten niet te herleiden zijn tot individuele personen.

Onze boekhouding geschiedt deels door een externe partij. Deze heeft inzicht in de gegevens van de leden voor zover nodig. Met de boekhouder is een verwerkersovereenkomst opgesteld.

Van onze leden en anderen die diensten van ons afnemen of contact zoeken slaan wij mogelijk de volgende gegevens op:

  1. Naam en Aanhef
  2. Postadres
  3. Telefoongegevens
  4. E-mailadressen
  5. Machtiging Automatische Afschrijving
  6. Facturatie Gegevens
  7. Wens om nieuwsbrief niet te ontvangen
  8. Activiteiten waaraan deel is of zal worden genomen, inclusief datum van inschrijving en betalingsgegevens
  9. Stemgegevens bij Hydrologieprijs en Kees Maasprijs

U kunt op de website (Mijn Account) zien welke gegevens de NHV van u heeft. U kunt deze gegevens corrigeren indien ze niet correct zijn. Ook kunt u de gegevens verwijderen.

Naast gegevens kunnen er ook bijzondere gegevens in de vorm van foto’s of video’s op de website staan, bijvoorbeeld gemaakt tijdens een bijeenkomst. Als u hier bezwaar tegen heeft verzoeken wij u dit te melden bij de NHV, dan houden we hier rekening mee.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij met toestemming van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Hebben wij zonder toestemming persoonlijke gegevens verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op om deze informatie te laten verwijderen uit onze database.

Gegevens ex-leden
De gegevens van ex-leden worden eenmaal per jaar opgeschoond. Als er van ex-leden nog facturen openstaan, worden er geen gegevens verwijderd. Pas als de facturen zijn voldaan of afgeboekt worden de gegevens verwijderd. Van ex-leden wordt de naam, werkgever en de jaren dat de persoon lid was opgeslagen in een database voor de geschiedschrijving.

Gegevens voor Stromingen
Om ons tijdschrift Stromingen te kunnen versturen aan de leden, worden de naam- en adresgegevens van de leden verstrekt aan de drukker. Deze verwijdert de adreslijst na verzending van Stromingen, en krijgt voor elke nieuwe editie een nieuwe adreslijst aangeleverd door de NHV. De verstrekte gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt. Met de drukker is een verwerkersovereenkomst opgesteld.

Gegevens bij aanmelding bijeenkomst
Met regelmaat organiseert de NHV bijeenkomsten waarvoor deelnemers (zowel leden als niet-leden) zich aan dienen te melden. De gegevens van de aanwezigen worden alleen gebruikt voor deze registratie, om te controleren of er betaald wordt voor deelname (indien van toepassing) en om ons vooraf een beeld te vormen van het type deelnemers dat zich heeft aangemeld. Deze gegevens worden alleen aan derden verstrekt als de deelnemer de NHV hiervoor toestemming geeft. De namen en werkgevers van sprekers en aanwezigen worden bewaard voor de geschiedschrijving.

Geautomatiseerde besluitvorming
NHV neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van de NHV) tussen zit.

Cookies en vergelijkbare technieken
De website van de NHV maakt gebruik van cookies. Dit is voor google analytics en een antispam filter.

Wijzigingen
Het kan voorkomen dat deze privacyverklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden daarom aan om deze privacyverklaring met regelmaat te raadplegen.

Vragen?
Met vragen, opmerkingen of klachten over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u uiteraard bij de NHV terecht via secretaris@nhv.nu.

©2021 De Nederlandse Hydrologische Vereniging (NHV)